Στην εποχή που διανύουμε, με τον υψηλό ανταγωνισμό, την εργασιακή και την οικονομική κρίση, τους ραγδαίους ρυθμούς αύξησης των τεχνολογικών εξελίξεων, των υψηλών απαιτήσεων και πολλαπλών αρμοδιοτήτων και υπευθυνοτήτων από τους εργαζόμενους, καθώς και της ανάγκης για σωστή διαχείριση κρίσεων και κλιματολογικών ανακατατάξεων, η ανάπτυξη και εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης από κάποιες επιχειρήσεις γίνεται επιβεβλημένη.
Ένα Σύστημα Διαχείρισης που πραγματεύεται ειδικά θέματα όπως αυτά της ποιότητας, της εργασιακής ασφάλειας, του περιβάλλοντος, της ασφάλειας τροφίμων και ποτών κ.ά., δεν αποτελεί ένα ανεξάρτητο ή επιπρόσθετο στοιχείο, το οποίο επιβαρύνει τις λειτουργίες και τις δραστηριότητες του οργανισμού, αυξάνοντας το κόστος λειτουργίας του ή το χρόνο υλοποίησης του προϊόντος ή της υπηρεσίας κατά την εφαρμογή εντός των δομών του. Αντίθετα, βοηθά στην ορθότερη διαχείριση των δραστηριοτήτων και λειτουργιών του, μεριμνώντας παράλληλα για τη δυνατότητα εξασφάλισης ενός ικανοποιητικού και ασφαλούς παραγόμενου προϊόντος και παροχής υπηρεσίας, της διατήρησης του ηθικού των εργαζομένων και τη σιγουριά της καλής και ασφαλούς εργασίας του σε υψηλό επίπεδο.
Τα πιο διαδεδομένα Διαχειριστικά Συστήματα είναι:
Το ISO 9001:2008, Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, το οποίο στοχεύει στο να μπορεί να πιστοποιείται από τρίτο μέρος η ποιότητα λειτουργίας μιας επιχείρησης, ώστε να αρθούν οι ενδοιασμοί και οι επιφυλάξεις των χρηστών ή καταναλωτών των προϊόντων. Σημαντικό πλεονέκτημα στην διαδικασία αυτή για κάθε εταιρεία, ανεξαρτήτως μεγέθους, αποτελεί η ελάττωση του κόστους που οφείλεται αφενός στον περιορισμό των περιττών κινήσεων και αφετέρου στον περιορισμό των ελέγχων στους τελείως απαραίτητους για την εξασφάλιση της ποιοτικής στάθμης του προϊόντος ή των παρεχόμενων υπηρεσιών (αναλόγως της μορφής της εταιρείας). Παράλληλα, μέσω αυτής της διαδικασίας η εταιρεία αποκτά την καλύτερη δυνατή εσωτερική οργάνωση, αξιοποιώντας τους υλικούς αλλά και τους ανθρώπινους πόρους που διαθέτει, υιοθετεί διαδικασίες αποτελεσματικής διαχείρισης των τυχόν εμφανιζόμενων αποκλίσεων σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης και λειτουργίας της και εφαρμόζει διαδικασίες αποτελεσματικού χειρισμού των πελατών από το στάδιο διερεύνησης και κάλυψης των αναγκών και απαιτήσεών τους, έως το στάδιο της διερεύνησης του επιπέδου ικανοποίησής τους αλλά και των αιτιών τυχόν απώλειας πελατών.
Το ISO 14001:2004, Σύστημα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης, το οποίο στοχεύει στην συστηματοποίηση των διεργασιών μιας επιχείρησης, με την χρήση διαφόρων επιχειρηματικών πρακτικών, με σκοπό τη βελτίωση των περιβαλλοντικών αλλά και μακροπρόθεσμα των οικονομικών της επιδόσεων, μέσω του ελέγχου των περιβαλλοντικών επιπτώσεων από τις δραστηριότητες της. Σκοπός του είναι να διατηρηθεί η λεπτή ισορροπία μεταξύ της αύξησης του κέρδους και της μείωσης της περιβαλλοντικής επιβάρυνσης η οποία συνεπάγεται.
Το ISO 22000:2005, Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων, το οποίο μπορεί να εφαρμοστεί σε όλων των κατηγοριών τις επιχειρήσεις τροφίμων και ποτών, που εμπλέκονται -έμμεσα ή άμεσα- στον ευρύτερο κύκλο παραγωγής και διάθεσης τροφίμων και στοχεύει στην παροχή ποιοτικών και κυρίως ασφαλών προϊόντων προς τους καταναλωτές.
Το OHSAS 18001, Σύστημα για την Διαχείριση της Εργασιακής Ασφάλειας & Υγείας, το οποίο στοχεύει στην αναγνώριση, εκτίμηση και έλεγχο των πάσης φύσεως κινδύνων που αφορούν την Υγεία και Ασφάλεια του προσωπικού της επιχείρησης αλλά και των επισκεπτών και των υπολοίπων εμπλεκόμενων με αυτή. Η εγκατάσταση ενός τέτοιου Συστήματος συμβάλλει στην ελαχιστοποίηση των επαγγελματικών κινδύνων και κατά συνέπεια στην επίτευξη ενός ασφαλούς περιβάλλοντος για όλους τους εμπλεκόμενους με την εταιρεία, με αποτέλεσμα τη πλήρη συμμόρφωση με τη νομοθεσία που αφορά την εργασία και τη μέγιστη βελτίωση της επίδοσης της επιχείρησης στον τομέα αυτό.
Ενδεικτικά αναφέρουμε κάποια από τα οφέλη μιας επιχείρησης από την ανάπτυξη, εγκατάσταση και εφαρμογή ενός Διαχειριστικού Συστήματος.
Για τις επιχειρήσεις
Η επιχείρηση εκσυγχρονίζεται. Βελτιώνεται η οργανωτική δομή της και επομένως η δημόσια εικόνα της. Η εφαρμογή και πιστοποίηση συστήματος διαχείρισης αποτελεί ένα πολύ καλό εργαλείο marketing και συμβάλλει στην αύξηση της ανταγωνιστικότητάς της.
Βάσει της υπάρχουσας νομοθεσίας, επιμηκύνονται οι χρόνοι ισχύος των αδειών της εταιρείας που τηρεί Σύστημα Διαχείρισης.
Με την ύπαρξη Πιστοποιημένου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων, διασφαλίζεται η τήρηση των Αρχών HACCP το οποίο αποτελεί νομοθετική απαίτηση για της εταιρείες τροφίμων.
Βελτιώνονται οι σχέσεις με την Τοπική Αυτοδιοίκηση και με τις Δημόσιες Αρχές. Με την εφαρμογή και την πιστοποίηση ενός διαχειριστικού συστήματος αποδεικνύεται και με «τη βούλα» ότι η εταιρεία συμμορφώνεται πλήρως με την Νομοθεσία.
Ελέγχεται αναλυτικά όλη η παραγωγική διαδικασία ή η παροχή υπηρεσιών και γίνονται προσπάθειες βελτιστοποίησης τους.
Ελαττώνεται το κόστος που οφείλεται αφενός στον περιορισμό των περιττών κινήσεων και αφετέρου στον περιορισμό των ελέγχων στους τελείως απαραίτητους για την εξασφάλιση της ποιοτικής στάθμης του προϊόντος ή της παρεχόμενης υπηρεσίας
Περιορίζεται η πιθανότητα εμφάνισης σφαλμάτων που κατά κύριο λόγο οφείλεται στην υποκειμενικότητα που διακρίνει τον κάθε εργαζόμενο στην εκτέλεση των εργασιών που του έχουν ανατεθεί, δεδομένου ότι κάθε εργασία από οποιονδήποτε και εάν εκτελεστεί πλέον ακολουθεί συγκεκριμένες τυποποιημένες διαδικασίες
Διασφαλίζεται η ύπαρξη κατάλληλων μηχανισμών για τον χειρισμό προβλημάτων, είτε σε θέματα οργάνωσης και λειτουργίας, είτε σε θέματα παραπόνων πελατών.
Αποκτά σημαντικό πλεονέκτημα τόσο ως προς την διατήρηση του πελατολογίου της, αφού μεριμνά για την υλοποίηση ενεργειών που σχετίζονται με την αύξηση του βαθμού ικανοποίησης, όσο και ως προς την διεύρυνση αυτού.
Έχει σημαντικό πλεονέκτημα και αυξημένες ευκαιρίες για συμμετοχή σε διαγωνισμούς του δημοσίου.
Για τους εργαζόμενους
Βελτίωση και εμπλουτισμός των γνώσεων των εργαζομένων
Δημιουργία κλίματος ομαδικής δουλειάς
Αποτελεσματική διαχείριση των θεμάτων που άπτονται των αρμοδιοτήτων τους βάσει συγκεκριμένων διαδικασιών που αφενός περιορίζουν τον κίνδυνο του σφάλματος, αφετέρου τους παρέχουν την δυνατότητα άμεσης αναγνώρισης τυχόν απόκλισης
Ανάπτυξη δικτύου εσωτερικής επικοινωνίας μεταξύ των μελών της επιχείρησης και βελτίωση της εργασιακής τους συμπεριφοράς
Δημιουργία καναλιού επικοινωνίας με την Διοίκηση ώστε σκοπός να μην είναι αποκλειστικά και μόνο η ικανοποίηση των πελατών, αλλά και η ικανοποίηση των εργαζομένων για να μπορούν εν συνεχεία να δίδουν το μέγιστο της απόδοσής τους
Βελτιώνονται οι συνθήκες εργασίας και η ασφάλεια των εργαζομένων με άμεση συνέπεια τον περιορισμό των ατυχημάτων, μιας και υπάρχει πρόληψη των καταστάσεων εκτάκτου ανάγκης.
ΤΕΛΙΚΑ ΑΞΙΖΕΙ;
Σαφώς και αξίζει, ειδικότερα αν:
Έχουμε αποφασίσει ότι η ικανοποίησή μας στο τέλος μιας χρονιάς θα πηγάζει από την επίτευξη των στόχων μας.
Έχουμε πειστεί ότι η μη επίτευξη των στόχων μας αποτελεί ευκαιρία για βελτίωση.
Πιστεύουμε ότι ο μόνος τρόπος διαφυγής είναι προς τα εμπρός
